Freelancing s sebou nese administrativní zátěž v podobě vystavování faktur, sledování plateb i třeba upomínání zapomnětlivých klientů. Čím víc klientů máte, tím více času u faktur propálíte. A to je nemusíte ani vystavovat pěkně postaru v Excelu, stačí, když dostatečně nevyužíváte služby vašeho fakturačního programu. Co dneska všechno fakturační programy umí? A jak díky tomu ušetříte nějakou tu hodinu?
Proč je lepší nedělat faktury na koleni?
Ruční vytváření faktur může být časově náročné a vyžaduje opakovanou práci. Fakturační programy umožňují rychlé generování faktur pomocí šablon a automatického vyplňování opakovaných údajů, což uvolňuje čas pro další práci (nebo osobní život). Také snížíte chybovost a zvýšíte důvěryhodnost. V neposlední řadě pak máte všechny dokumenty na jednom místě, což usnadní i každoroční podávání daňového přiznání (to si můžete dokonce i vyexportovat přímo z fakturačního programu). Faktury navíc můžete vytvořit online odkudkoli a není potřeba je skladovat fyzicky, což šetří papír i místo.
Čím dalším fakturační programy umí usnadnit život?
Automatizace jako základ
Díky automatizacím snížíte nutnou byrokracii na minimum. Fakturační programy toho dneska umí spoustu. Třeba poděkují za uhrazení platby, nebo neplátcům DPH ohlídají, jakou částku ještě můžou vystavit, než bude potřeba registrovat se k DPH. Nechybí samozřejmě ani párování plateb nebo upomínky nezaplacených faktur. Také určitě oceníte, že za vás ověří spolehlivost plátců DPH – pokud se z vašeho klienta stane nespolehlivý plátce, vy se to dozvíte i bez aktivního dohledávání.
Párování plateb
Běžně umí fakturační programy párovat platby z banky s vydanými i přijatými doklady. Jen je potřeba se podívat do nastavení a jednorázově si s tím pohrát. Bohužel ne každá banka párování podporuje. Tyto informace naštěstí najdete v nastavení ještě dřív, než se do nastavování pustíte.
Pozor jen u párování plateb v jiné měně, tam dochází k přepočítání částky podle aktuálního kurzu a ten nemusí odpovídat kurzu, který platil při vystavení faktury. Když částky nesouhlasí, tak se platba nespáruje. To samé platí pro zahraniční platby, kde nebývají uvedené variabilní symboly. V případě multiměnových účtů však párování fungovat bude.
TIP: Přečtěte si také, co dalšího potřebujete vědět při vystavování faktur do zahraničí.
Upomínky nezaplacených faktur
Nechcete řešit nezaplacené faktury? Nechte to vyřešit váš fakturační program. V nastavení byste měli najít automatické odesílání upomínek nezaplacených faktur. Například český Fakturoid odesílá upomínku 3 dny po splatnosti a pak ještě další dvě s týdenním rozestupem. Poté vás program upozorní, že stále nedošlo k zaplacení, a další kroky nechá na vás. Jaké možnosti řešení máte? Přečtěte si nejběžnější způsoby řešení, když klient nezaplatil.
Opakované faktury
Vytváříte nějakou fakturu opakovaně? Nastavte si pravidelnou fakturaci, díky které tuto činnost můžete pustit z hlavy, fakturační program to udělá za vás.
Vytváření různých formátů faktur
Každý zákazník může preferovat jiný formát faktur. Fakturační systémy často podporují různé formáty, mezi nimiž je ISDOC, který platí za standardní formát pro elektronickou fakturaci v Česku, protože přijatou fakturu z něj umí načíst většina účetních programů. Klient si tento formát může stáhnout i z webfaktury, která toho oproti PDFku umí mnohem více – klient díky ní může zkontrolovat, jestli má už zaplaceno, vy zase uvidíte, jestli ji klient už otevřel.
Faktury můžete poslat klientovi přímo z aplikace (s předvyplněným textem) a šetříte tak čas se stahováním do počítače a následným posíláním e-mailem.
Umělou inteligencí k větší rychlosti a menší chybovosti
Dokud fungujete jako freelancer s několika klienty, času na fakturách nestrávíte zase tolik. Pokud se ale posunete k založení firmy, úspora času a práce se bude hodit nesmírně. To platí i pokud místo paušálních výdajů uplatňujete skutečné výdaje, u kterých je papírování výrazně složitější. V dnešní době s tím může pomoct umělá inteligence, která pomáhá zlepšit efektivitu a snižuje chybovost. A také šetří náklady.
Co AI účetní nástroje umí?
Díky AI účetním nástrojům ušetříte čas a minimalizujete chyby při přepisování údajů z papíru do digitální podoby. Během několika sekund nahrajete fakturu nebo účtenku a AI ji přečte a přepíše, abyste ji jedním klikem přenesli do účetního systému. Dokonce si poradí i se čtením strojově nečitelných faktur.
Dobrá zpráva pro ty, kteří neocení angličtinu běžnou u většiny AI nástrojů. Existuje i český nástroj – Digitoo. Není sice zdarma, ale nabízí 7denní zkušební dobu, během které si vyzkoušíte, jestli to pro vás je přínosné. A také nabízí integraci například s Fakturoidem i dalšími používanými účetními systémy, jako je Pohoda, Money S3 a řada dalších, což vám maximálně zjednoduší evidenci nákladů. Účetní se v tomto případě nemusí bát o práci, umělá inteligence jim pouze pomůže pracovní proces zjednodušit a zefektivnit.
