Najímání freelancerů se firmám vyplatí v mnoha ohledech. Mají specializované know-how, platíte jen reálně odpracovaný čas a získáte nezaujatý pohled zvenčí. A klidně si můžete najmout odborníka odkudkoli na světě. Jenže jak zjistit, že je spolupráce opravdu přínosná?
Měření efektivity freelancerů umožňuje firmám zajistit, že investice do externích zdrojů přináší očekávané výsledky. Lépe odhalíte, kde to dře a je potřeba zapracovat na zlepšení. Pomáhá vám také rozhodnout, jestli se vám investice do freelancerů vyplácí, nebo jestli by bylo lepší najmout někoho interně.
Stanovte si jasné cíle a očekávání
Prvním a zásadním krokem při hodnocení freelancerů je definování cílů a očekávání. Před zahájením spolupráce proto jasně řekněte, jaké výsledky očekáváte, kdy a v jaké kvalitě. Takto definované cíle umožňují objektivnější hodnocení výkonu volnonožců a minimalizují riziko nedorozumění během práce na projektu.
Jaké cíle je potřeba specifikovat?
- Rozsah práce: Co přesně má freelancer dodat? Jasně definujte úkoly a výsledky. Rovnou mrkněte, jak by kvalitní brief pro freelancera měl vypadat.
- Termíny: Stanovte konkrétní termíny pro jednotlivé fáze projektu i pro jeho celkové dokončení, pokud to jde. Pozor ale na to, aby zadané deadliny byly realistické.
- Kvalitativní standardy: Jaká je minimální úroveň kvality, kterou očekáváte? Poskytněte příklady nebo šablony, od kterých se freelancer může odpíchnout.
- Komunikační kanály a frekvence: Domluvte se, jakým způsobem a jak často má freelancer dávat vědět o svém postupu.
Další cíle samozřejmě pak záleží na povaze vašeho projektu a je potřeba je stanovit tak, aby vám fungovaly a byly realistické.
TIP: Nezapomeňte, že freelancer není zaměstnanec, ale je to odborník, kterého si najímáte, aby vám pomohl s výzvou, kterou řešíte. Při stanovování cílů tak spolupracujte a nesnažte se mít za každou cenu navrch.
Měření výkonnosti pomocí KPI
Pro objektivní hodnocení výkonu freelancerů je vhodné využít klíčové ukazatele výkonnosti (KPI, Key Performance Indicators). Ty jsou vždy měřitelné a odpovídají cílům projektu a specifickým potřebám vaší firmy.
Sledovat můžete například následující parametry:
- Dodržování termínů: Sledujte, zda freelancer plní úkoly včas. Cílem je minimalizovat zpoždění projektu.
- Dodržení rozpočtu: Drží se freelancer v rámci stanoveného rozpočtu? Cílem je udržet náklady pod kontrolou a vyhnout se případným překvapením.
- Spokojenost s výsledky: Pravidelně si zhodnoťte, jak jste spokojeni s prací freelancera. Pokud jste nadšení, projekt jde správným směrem.
- Úroveň komunikace: Komunikuje freelancer rychle a efektivně? Skvělá komunikace zajišťuje, že vše běží hladce a bez nedorozumění. Vždy ale respektujte freelancerovu pracovní dobu a nechtějte okamžité reakce v době jeho volna.
- Flexibilita a schopnost se přizpůsobit Jak dobře freelancer reaguje na změny v zadání nebo podmínkách projektu? Je schopen rychle a efektivně přizpůsobit svou práci novým požadavkům?
Finanční ukazatele a návratnost investic
Dalším z podstatných aspektů hodnocení výkonu volnonožců je jejich finanční efektivita. Firmy by měly pravidelně analyzovat, jestli náklady na najmutí externího specialisty odpovídají přínosům, které jeho práce přináší. To může zahrnovat porovnání nákladů na freelancera s potenciálními náklady na interního zaměstnance, hodnocení návratnosti investic (ROI) nebo analýzu celkové finanční výkonnosti projektů, na kterých se freelancer podílí.
Pozor na to, abyste efektivitu neposuzovali jen z krátkodobého hlediska. Je důležité zohlednit i dlouhodobé přínosy, které mohou plynout ze spolupráce s kvalifikovaným externistou – například zlepšení zaběhnutých procesů, nové nápady nebo zvýšení konkurenceschopnosti firmy.
Jak měřit produktivitu a efektivitu?
Zatímco u zaměstnanců máte pocit, že nad jejich produktivitou máte lepší dohled, u remote freelancerů to tak není. Sledování a hodnocení produktivity je sice na místě, ale nikdy by to nemělo hraničit s přílišnou kontrolou. Zejména pokud najímáte freelancera projektově je dobré hodnotit jeho celkový přínos firmě a ne to, že mu to trvalo příliš krátkou dobu a vám tak odměna připadá nepřiměřeně vysoká. Platíte totiž také roky vzdělávání a know-how.
S hodinově placenými freelancery se můžete domluvit na posílání reportů z nástrojů na sledování času (například Toggl). Díky tomu uvidíte, jaký úkol zabere kolik času, a získáte představu, kam se vyplatí zaměřovat energii i finance, a kde to naopak nedává úplně smysl.
Je dobré mít na paměti, že na první pohled levný freelancer nemusí v důsledku být až tak levný. Protože co jemu zabere desítky hodin, zvládne zkušenější kolega s několikanásobnou hodinovkou v řádu jednotek hodin. A lépe. I proto se vyplatí sledovat, kolik času jaká práce zabere, a jestli výsledky odpovídají vynaloženým financím. Rozhodně je důležité zohlednit kvalitu výstupů, ne jen množství odevzdané práce.
Nezapomínejte na pravidelnou komunikaci a zpětnou vazbu
Pravidelná a otevřená komunikace pomáhá předcházet nedorozuměním a umožňuje včas reagovat na problémy. Je vhodné stanovit si komunikační kanály a frekvenci komunikace, například týdenní reporty o pokroku mailem nebo třeba měsíční cally.
Myslete na to, že zpětná vazba by měla být konstruktivní a zaměřená na konkrétní oblasti, kde může freelancer zlepšit svou práci. Stejně tak by měla být i firma otevřená k přijímání zpětné vazby od freelancerů, což může vést k lepší spolupráci a optimalizaci pracovních procesů.
TIP: Pro usnadnění komunikace přidejte freelancera do vašeho firemního komunikačního nástroje, jako je například Slack nebo Microsoft Teams.
Pravidelné hodnocení vám umožní nejen optimalizovat spolupráci, ale také vytipovat freelancery, se kterými budete rádi spolupracovat i na budoucích projektech. Investování do dlouhodobých vztahů s talentovanými freelancery může výrazně posílit vaši konkurenceschopnost a zajistit trvalý přínos pro vaše projekty i strategické cíle.
