Práce na volné noze přináší pracovní svobodu, ale také větší potřebu organizace. A od toho tu jsou online nástroje a aplikace, které jsou navíc často v základní verzi bezplatné.
Aplikací a nástrojů pro freelancery je v současné době tolik, že je poměrně těžké se v nich zorientovat. Co je opravdu potřeba, a co jen zbytečně odvádí pozornost? Vybrali jsme pro vás ověřené zlepšováky, ze kterých si můžete vytvořit svůj individuální mix, se kterým se vám bude pracovat nejlépe.
Plánování a správa projektů
Pokud pracujete na několika projektech, papírový diář vám pravděpodobně stačit nebude. Nástroje jako Asana nebo Trello vám pomohou mít přehled v projektech i jednotlivých úkolech. Uvidíte zadání, termíny, můžete značit progres a případně sdílet nástěnky s třetími stranami, pokud potřebujete část práce delegovat.
Pro udržení přehledu pak samozřejmě slouží klasika v podobě Google kalendáře, bez kterého se asi obejde jen málokterý volnonožec.
Účetnictví
Tabulky v Excelu jsou sice klasika, ale fakturační nástroje jsou přeci jen přehlednější. Usnadní vám práci vyplněním veškerých údajů podle IČ klienta nebo třeba upozorněním na faktury po splatnosti. Ve free verzi máte většinou omezený počet odběratelů, což je na podnikatelské začátky naprosto dostačující. Placené verze pak nabízí například napojení na e-shop, CRM či jinou aplikaci, přehledné statistiky, vlastní logo i podpis a mnoho dalších výhod. Z českých fakturačních nástrojů stojí za zmínku určitě Fakturoid, iDoklad a Vyfakturuj.
Komunikace
Jako freelancer potřebujete komunikovat s klienty či jinými freelancery, kteří se na projektu podílejí. K tomu složí například Slack, ve kterém lze tvořit místnosti podle témat i posílat přímé zprávy. Pro videohovory se osvědčil Zoom nebo Google Hangouts.
Produktivita
Práce na počítači má jednu velkou nevýhodu – prokrastinace je s přístupem na internet až moc snadná. Pokud se nechcete rozptylovat sledováním videí, procházením Redditu, hraním her nebo pročítáním blogů, povolejte si na pomoc nástroj na hlídání produktivity, jako je například Freedom nebo WasteNoTime. Nastavíte si čas, po který se chcete soustředit na práci a vyberete stránky, které po tu dobu budou zablokované. Samozřejmě je pak na vás, abyste to opravdu dodržovali, žádná aplikace nedokáže zázraky na počkání.
TIP: Než si začnete zakazovat přístup na stránky, zkuste nejprve časovač vycházející z techniky Pomodoro, která stojí na krátkých pracovních blocích prokládaných pauzou.
Měření času
Pro freelancery, kteří fakturují na základě odpracovaného času, je měření času naprosto klíčové. Ale hodit se vám bude i v případě, že chcete mít přehled, kolik času vám jaký projekt zabere. K tomu slouží například Toggl, ve kterém trackujete čas jednotlivých projektů i dílčích úkolů. V nástroji jde přiřazovat štítky, spravovat projekty, klienty i týmy. Také máte přístup k přehledným reportům ze zvoleného období (od jednoho dne až klidně po celý rok), které můžete stáhnout v PDF a poslat klientovi společně s fakturou.
Finance
V penězích se vyplatí mít pořádek. Pokud se vám nedaří vytvořit dostatečnou rezervu a chcete vědět, kam vám peníze mizí, pomohou vám s tím aplikace. Ty nabízí kategorizaci výdajů, správu smluv nebo třeba načtení účtenek. Práci s aplikacemi usnadňuje také propojení s bankou, takže nemusíte vše zanášet ručně a lovit z paměti, kdy jste co kupovali a za kolik. Mezi nejoblíbenější patří například Wallet nebo české Spendee a Debito.
Ukládání, sdílení a záloha dat
S daty pracujeme neustále a mít dostupné kdykoli a kdekoli je potřebujeme, je k nezaplacení. Cloudová úložiště jsou v tomhle ohledu nepřekonatelná. Navíc slouží také jako záloha. Kdo jednou přišel o data, ví, jak důležité zálohování je. Další výhodou úložišť je možnost sdílení složek s kolegy či klienty. Mezi osvědčenou klasiku úložišť patří Google Drive nebo Dropbox.
Evidence kontaktů
Kontakty jsou jedna z nejdůležitějších věcí, které jako freelancer vlastníte. Pamatovat si všechny z nich je ale téměř nemožné. I pro tento případ se nabízí využití nástroje, ve kterém si povedete databázi kontaktů včetně důležitých informací o klientovi a zápisů ze schůzek. Pokud nechcete trávit hodiny času tvorbou tabulek, doporučujeme vyzkoušet například nástroj Aptien, který nabízí i free verzi.
Správa hesel
Držet hesla v hlavě už není potřeba. K tomu slouží správci hesel, které oceníte zejména pokud pracujete pro více klientů. Jediné heslo, které si potřebujete zapamatovat je právě jen to do správce hesel. A co umí? Dokáže vytvořit jedinečná a dostatečně silná hesla, která budete mít přehledně v adresáři. Výhodou je také synchronizace napříč zařízeními, případně sdílení s dalšími uživateli. Díky silnému šifrování se nemusíte bát, že by vaše údaje nebyly v bezpečí. Mezi nejlepší správce hesel na trhu patři LastPass a Bitwarden, které jsou srovnatelné co do bezpečnosti i do funkcí. Bitwarden vyhrává zejména po finanční stránce, jeho placená verze vyjde oproti LastPassu jen na třetinu. Mezi další oblíbené správce hesel patří ještě Dashlane nebo Keeper. Pokud chcete neplacenou verzi nástroje, počítejte s tím, že je možné využívat ji jen na jednom zařízení. Možnost synchronizace rozhodně za placenou verzi stojí.
