Jsou pro vás deadliny více stresující než motivující? Pak si je stanovujete špatně. Pojďte se naučit určit termín, který vás namotivuje, ale zároveň nenechá prostor pro prokrastinaci.
Práce pod tlakem zvyšuje hladinu adrenalinu v krvi a dokáže nás krátkodobě vybičovat k větším výkonům. Mozku se dostává více kyslíku a glukózy, a přemýšlení nad jednotlivými úkoly je najednou jednodušší. Jenže to celé také vede ke zvýšené hladině stresu, který po delší době může způsobit vyčerpání i vyhoření. Ať už tedy patříte mezi freelancery, pro které je deadline nejlepší pracovní motivace, nebo naopak práci pod tlakem nezvládáte, bude se vám hodit schopnost umět realisticky odhadnout termín, kterým si udržíte motivaci, ale nebudete se zbytečně stresovat. Jak na to?
Rozdělte projekt na dílčí úkoly
Doba zpracování komplexního úkolu se vám bude špatně odhadovat i po letech praxe. Vždy je lepší projekt rozdělit na dílčí úkoly, pro které si pak samostatně určíte deadliny. Dobré je také myslet na návaznost jednotlivých úkolů. Protože zatímco některé můžete udělat nezávisle, jiné na sebe budou navazovat. Také si u jednotlivých podúkolů určete priority a začněte pracovat na těch nejdůležitějších.
Rozdělení na dílčí úkoly vám pomůže nejen lépe odhadnout potřebný čas, ale také díky tomu nebudete mít pocit, že před sebou tlačíte obrovský úkol a projekt bude působit mnohem proveditelněji. Což sníží stres a zvýší motivaci.
Zvažte možné důvody ke zpoždění
Jen málokterý projekt se obejde bez problémů. Proto při stanovování termínu myslete i na rezervu, abyste nemuseli deadline několikrát posouvat. Dobré je zohlednit čas na menší úpravy, připravit se na to, že třeba budete pár dní nemocní, případně se vyvrbí nějaký technický problém.
V případě, že odevzdáváte projekty pravidelně po termínu, zjistěte, kde vězí příčina. Dáváte si nerealistický termín? Dopřejte si příště víc dní k dobru. Nedokážete si zorganizovat čas a jste vždycky o pár dní ve skluzu? Zapracujte na svém time-managementu.
Zohledněte termíny ostatních projektů
Většina freelancerů pracuje pro více klientů zároveň. Každý klient pak většinou chce svou práci co nejrychleji. Abyste se vyhnuli zmatkům a zbytečnému stresu, používejte nástroje jako je například Trello nebo Asana, ve kterých si rozplánujete jednotlivé projekty všech klientů, a to včetně odhadovaných deadlinů.
Dejte si na určení deadlinu dost času
Stanovení termínu není o nic méně důležité než zbylá práce na projektu. Nesnažte se tedy vysypat odhadovaný čas během první schůzky s klientem. V klidu si nad to sedněte a dejte si dost času na stanovení. Termín nadhozený ve spěchu by dost pravděpodobně neodpovídal skutečnosti.
Nebojte se dát najevo, že nestíháte
Kvalitní práce vyžaduje čas. Pokud tedy máte kalendář narvaný k prasknutí, řekněte to. Pozdější termín neznačí vaši neschopnost, spíš je to známka kompetence. Přikládat větší důležitost rychlosti zvládnutí úkolu než finálnímu výstupu, je velmi krátkozraké. Na kvalitně zpracovaný výstup si většina klientů ráda počká. Není rozhodně ostuda říct si o delší deadline.
Samozřejmě jsou úkoly, kde je rychlost klíčová, a je tedy lepší předat výstup, který sice není perfektní, ale je včas. Vše závisí na konkrétním zadání a klientovi. Vždy tak otevřeně komunikujte, abyste věděli, co druhá strana očekává.
TIP: Nestíháte dlouhodobě? Pokud vás zavalili zakázky, spolupracujte s dalším freelancerem.
Proč delší deadline neznamená vždy lepší
Blížící se termín dokáže vybičovat k větším výkonům, naopak příliš vzdálený deadline svádí k prokrastinaci. Dokonce se může stát, že kvůli delšímu deadlinu začnete úkol vnímat jako příliš složitý, a to i přesto, že jste si termín zvolili náhodně. Problematické je to i v případě, že děláte na více projektech zároveň. Přirozeně upřednostňujete úkoly s bližšími termíny, které mají větší prioritu. Vzdálený úkol odkládáte, až se dostanete do skluzu a nebudete stíhat.
Tipy pro dodržení deadlinu
Používejte kalendář
Jen málokdo z nás udrží termíny v hlavě. Případně na papírku, který se dřív nebo později ztratí. Proto určitě používejte kalendář, kam je všechny zanesete. Jestli zvolíte klasický papírový diář, nebo dáváte přednost online nástrojům, to je už na vás.
Sledujte progres
U dlouhodobějších úkolů je občas trochu těžší udržet motivaci. Právě proto jste si je rozdělili na dílčí úkoly, u kterých můžete sledovat jejich stav a odškrtávat si již hotové podúkoly.
Minimalizujte prokrastinaci
Prokrastinace je největší zabiják produktivity. Snažte se odolat pokušení uklidit si v kuchyni nebo se podívat na nové video, což se často děje u úkolů, které nám přijdou nad naše síly. Nejlépe uděláte, když se do toho zakousnete – nejhorší je vždycky začít, tak to neodkládejte.
A že nemáte dostatečně silnou vůli odolat nástrahám internetu? Vyzkoušejte aplikace, ve kterých si na určitý čas nastavíte blokování stránek podle vašeho výběru. Zpátky se k nim dostanete například zaplacením částky, kterou si sami stanovíte.
TIP: Naučte se zvýšit produktivitu na home office.
Stanovte si předběžný deadline
Občas pomůže, když si sami pro sebe stanovíte termín před termínem. Díky tomu se nemusíte stresovat, kdyby se vyvrbila nějaká nečekaná událost, která by vás jinak dostala do skluzu. Snažte se hlavu přenastavit na to, že je potřeba tento termín opravdu dodržet. Jakmile ho nebudete brát vážně, jeho stanovení k ničemu nebude.
Samozřejmě někdy ani dobré plánování nakonec nestačí a může se stát, že stejně nebudete stíhat. Nejlépe uděláte, když včas zkontaktujete klienta a proberete možnosti. Posouvat termín až po jeho propásnutí je pozdě. Bez výjimek.
