Není výjimkou, že jako freelancer zároveň fungujete i jako projektový manažer. Jak ale uřídit několik klientů a s nimi přicházející projekty efektivně a bez ztráty duševního zdraví?
Základem každého projektu je jasně daný cíl, začátek i konec. Jak se ale od začátku zdárně překlopit až na konec? Abyste se s tím popasovali do nejlépe, vyplatí se vám dodržovat následující pravidla.
1) Stanovte si cíle a jejich priority
Tohle nezní jako převratné řešení, ale ruku na srdce, vážně to děláte? Rozdělte si projekt na jednotlivé segmenty, stanovte si reálné cíle a ty si ještě rozdělte na dílčí úkoly. U všeho si stanovte termíny, které víte, že máte šanci zvládnout. Hlavní úkol tohoto kroku je nezahltit se. Proto si určete priority a postupujte systematicky.
2) Přizvěte si na pomoc nástroje
Jeden člověk, ale práce jako pro celý tým? Využívejte on-line nástroje (ať už free nebo placené), které vám výrazně zjednoduší a zpřehlední denní agendu. Následující seznam obsahuje jen zlomek všech dostupných nástrojů. Sami si pak vyberte takové, se kterými se vám bude pracovat nejlépe.
Organizace práce
Trello nebo Asana patří mezi špičku aplikací pro projektový management. Projekty řadíte do jednotlivých nástěnek a pak si je dělíte do dílčích úkolů. Díky tomu máte přehled v prioritách, samotných úkolech i blížících se deadlinech.
Sledování času
Toggl je skvělý nástroj k měření času na odpracovaných projektech. Jednotlivé záznamy si snadno zorganizujete podle klienta i podle dílčího úkolu. Na konci měsíce (nebo i kdykoli v průběhu po dokončení projektu) si jednoduše stáhnete report, který může sloužit jako podklad pro fakturu).
Tvorba cenové nabídky
Tabulky v Excelu nebo on-line nástroj? Rozhodně se nevyplatí střílet od boku. Pokud nefandíte tabulkám, velmi snadno můžete cenovou nabídku tvořit například pomocí nástroje Tooltee. Ten jde napojit i na Trello, Toggl i Fakturoid, o kterém se zmíníme v následujícím odstavci.
Fakturace
Ručnímu tvoření faktur odzvonilo. Díky aplikacím, jako je například Fakturoid nebo iDoklad, si ušetříte spoustu práce, a navíc za vás ohlídají i všechny zákonné náležitosti, které se na faktuře musí objevit.
Komunikace
Slack je komunikační nástroj, který využijete v případě, že se podílíte na projektu i s dalšími lidmi. Kromě domlouvání v něm sdílíte data a máte všechno přehledně na jednom místě.
3) Neodkládejte
I do sebelépe naplánovaného projektu se vkradou záležitosti, které je potřeba řešit operativně. Pokud vám vyřešení zabere jen pár minut, neodkládejte to. Každý odložený úkol na sebe nabaluje další a za chvíli máte na světě pořádnou kupu úkolů.
4) Když už nestíháte – delegujte. A naučte se říkat ne
Vaše kapacita se naplnila, ale ozývají se stále další klienti nebo vznikají nové projekty? Vybírejte jen ty, které s vámi opravdu souzní. Naučit se říkat NE, je jedna z nejdůležitějších schopností. Vaše duševní zdraví to ocení.
Druhá možnost je, že dílčí úkoly budete delegovat. Najděte si ke spolupráci dalšího freelancera, se kterým budete tvořit dobrý tým. Najít ho můžete na doporučení, nebo si ho vybrat přímo v katalogu.
