Práce napříč městy, státy i časovými zónami. Dnes už běžná praxe. Virtuální týmy najdete v mnoha firmách, a podle současného vývoje to vypadá, že se s nimi budete setkávat (nebo vlastně nesetkávat) ještě častěji. Jak tým lidí, kteří spolu nesedí v kanceláři a často se ani neznají, vést?
Seznamte je s firmou
Na začátku celé spolupráce seznamte freelancery se svou firmou. Co jsou vaše hodnoty a cíle? Úplně nejjednodušší bude, když vypracujete brief, který budou mít všichni k dispozici.
Vytvořte sdílené cíle
Jak propojit členy týmu, kteří by se pravděpodobně nikdy nepotkali, a jediným pojítkem je váš projekt? Využijte online nástroje, ve kterých se všichni potkáte alespoň virtuálně. Pro komunikování a sdílení dat funguje Slack a Microsoft Teams, pro zadávání jednotlivých úkolů Trello nebo Asana. Tam každý uvidí své vlastní úkoly a může sledovat i práci ostatních a mít díky tomu lepší přehled, v jaké fázi se projekt právě nachází. Český nástroj Freelo pak spojuje komunikaci a plánování do jednoho.
Komunikujte, ale efektivně
Dobrá komunikace je základem fungující spolupráce. Pro tým, který se denně nepotkává v kanceláři to platí dvojnásob. Je potřeba všechny udržovat v obraze, informovat o změnách, a hlavně také zajistit, aby se cítili součástí týmu. Nikdy nezapomínejte, že pracujete s reálnými lidmi, kteří mají své emoce, problémy i potřebu sounáležitosti. Pravidelné videokonference v tomto ohledu velmi pomáhají.
Na druhou stranu berte v potaz, že všeho moc škodí. Volnonožci mají rádi svůj režim a svobodnější pracovní dobu. Proto není namístě svolávat poradu kvůli každé maličkosti, kterou vyřešíte jednou zprávou.
Rozlišujte urgentní a neurgentní záležitosti
Existují dva typy komunikace – synchronní a asynchronní. Do synchronní spadají videokonference, telefonáty a chaty. Je to druh komunikace, u které se očekává okamžitá reakce druhé strany. Je tedy rychlá, ale na druhou stranu i vyrušující a mentálně náročná. Do asynchronní patří e-mail nebo nástroje jako Trello a Asana. Ta se hodí pro neurgentní záležitosti. Dotyčný si přečte sdělení až v momentě, kdy na to bude mít čas a nebude muset odbíhat od rozdělaného úkolu.
Tipy pro efektivní textovou komunikaci
- Formátujte. Každá otázka si zaslouží svůj vlastní odstavec. Důležité informace zvýrazněte.
- Pište stručně a jasně. Vyhnete se domněnkám a dodatečným otázkám způsobené nejasnou formulací.
- Při plánování navrhněte rovnou varianty (např. termín), ze kterých si druhá strana může vybrat.
Co nejde popsat, ukažte
Jak předat informace, které se jen těžce vysvětlují písemně? Pomozte si výstřižkem obrazovky, kam dokreslíte nebo dopíšete, co potřebujete. Nebo rovnou vytvořte videoukázku s komentářem. K tomu slouží screen recordery, jako je například nástroj Loom. Ten lze přidat jako rozšíření do prohlížeče, nebo nainstalovat jako aplikaci. Odkaz s videem pak můžete poslat jakýmkoli komunikačním kanálem.
Vyberte si hlavní komunikační kanál
Nějaké informace mailem, nějaké telefonem a další tak porůznu? Je jen otázka času, kdy se v tom ztratíte. Pro týmovou komunikaci si vyberte jeden hlavní komunikační kanál, kde se bude řešit vše podstatné. Doporučujeme už zmíněný Slack, Freelo nebo Microsoft Teams, e-mailu už pomalu odzvonilo.
Motivujte
Motivace je důležitá pro inhouse týmy, i pro ty virtuální. Sdílejte povedené projekty a pozitivní zpětnou vazbu.
Důvěřujte
Jednou z neřestí vedení virtuálních týmů jsou obavy, že tým nepracuje tak efektivně jako kdybyste ho měli v kanceláři. To vede k přehnané kontrole, která spíš něž lepší výsledky zapříčiní demotivaci. Neměřte odvedenou práci jen podle odpracovaných hodin, ale hlavn
