Mezinárodní spolupráce je čím dál běžnější záležitostí. Jenže jako jakákoli jiná spolupráce, i řízení virtuálních týmů má určitá specifika. Jak tedy sehrát tým lidí, kteří se nachází v různých časových pásmech?
Výhody a nevýhody remote týmů
Možná vás jako hlavní výhoda napadne, že najímat freelancery ze zahraničí může nabídnout solidní úsporu nákladů. Ale tady pozor, abyste si ve snaze ušetřit jen nezadělali na spoustu problémů spojených s nepochopením kulturních rozdílů i jazykovou bariérou. Jaké výhody tedy taková spolupráce nese a jaké nevýhody očekávat?
Výhody
Největší motivací pro sestavení remote pracovního týmu je možnost najít zkušené profesionály daleko za hranicemi města, a to třeba i na jiném kontinentu. Díky tomu můžete pracovat s těmi nejlepšími z nejlepších. Globální týmy navíc vynikají rozmanitějším myšlením, což může vést k mnoha inovacím. A následně i ke zvýšení zisků. Mít pracovní tým v několika časových pásmech má i další pozitivum, a tím je možnost nepřetržité práce, aniž by někdo musel pracovat po nocích a pomalu a jistě se blížit k vyhoření.
Nevýhody
Rozložení týmu v různých časových pásmech pak samozřejmě poněkud znesnadňuje komunikaci. Ať už se jedná o plánování schůzek, předávání informací i delší čekání na odpovědi. A stejně jako u každé jiné práce z domova, i tady hrozí pocit nesounáležitosti, protože chybí osobní interakce.
Hlavní pilíře úspěšné spolupráce
Podporujte asynchronní komunikaci
Komunikace se dělí na dva typy. Na synchronní, která se odehrává v reálném čase, a asynchronní, která nevyžaduje okamžitou reakci a druhá strana tak odpoví až v momentě, kdy má čas.
Videokonference, telefonáty nebo chaty, které spadají do synchronní komunikace, jsou pro domluvu mezi časovými pásmy poměrně náročnější. Jestli je zvolíte jako hlavní typ komunikace, pravděpodobně se budete potkávat stále s těmi stejnými členy týmu a ostatní přestanou být v obraze.
U remote týmů občas bývá problematické i to, že se nám nechce psát těm členům, u kterých víme, že ještě spí, nebo už mají po pracovní době. Raději tak komunikujeme s těmi, kteří mohou odpovídat hned. V případě týmu, který se nachází v různých částech světa, je ale potřeba tento přístup odbourat a interagovat se všemi i za cenu, že odpověď nedostanete hned. Pro komunikaci si pak zvolte ideálně jeden hlavní nástroj, ať mají všichni členové týmu přehled, co se kde děje. Mezi nejběžnější u nás patří Trello, Asana nebo ClickUp.
Asynchronní komunikace je navíc ohleduplnější, protože členy týmu nebudou od práce rušit vyskakující zprávy nebo časté telefonáty. Tím pádem se mohou na práci víc soustředit a být produktivnější.
Sdílejte informace a dávejte kompletní zadání
Protože komunikace neprobíhá v reálném čase, je o to důležitější se všemi sdílet co nejvíc informací. Pokud nezadáte dostatečně jasné podklady k práci nebo zapomenete nasdílet přístupy, může se stát, že se celý projekt protáhne tím, že se budete chvíli nahánět.
Vyplatí se tak trochu myslet i za příjemce, aby se nestalo, že se po přečtení zadání začne doptávat, kde najde další podklady. Kromě toho, co chcete a kdy to má být hotové, doplňte i proč je daný úkol potřeba udělat. Bez kontextu byste také mohli obdržet jen tupě zpracované zadání, které v praxi nemusí vůbec fungovat.
TIP: Přečtěte si, jak připravit obsáhlý brief, podle kterého je radost pracovat.
Střídejte časy meetingů
Některé věci je lepší řešit osobně, tedy minimálně přes videohovor. Jenže jak vybrat čas, kdy budou moct všichni? Nejlépe uděláte, když se nebudete snažit najít hodinu, která bude vyhovovat všem, protože je to dost možná nemožný úkol. Pro plánování meetingů vám ale výrazně pomůže aplikace Calendy, ve které uvidíte časovou dostupnost všech členů týmu.
Ale i když nenajdete čas, který se shoduje s pracovní dobou všech zúčastněných členů, neznamená to, že někteří budou muset vstávat ve 3 ráno, zatímco ostatní se připojí v příjemnějším čase. Pokud chcete, aby se všichni cítili začlenění, pravidelně střídejte časy schůzek. A určitě není na škodu projevit vděk tomu, kdo se tentokrát musel pro tým nejvíce obětovat.
TIP: Nedržte v hlavě, kolik je v jakém časovém pásmu hodin. Ani není potřeba, abyste si to pokaždé googlovali. Používejte raději nástroje, jako je například Timezone, které vám ukážou, kolik hodin jaký člen týmu zrovna má.
Rozmyslete si, jestli je připravovaná schůzka opravdu nutná
Meetingy jsou potřeba pro předání klíčových informací, plánování práce i pro udržení sounáležitosti pracovníků. Což ještě, že je potřeba svolávat call pokaždé, když vás něco napadne. Protože vstávat ráno před pátou jen kvůli patnáctiminutovému hovoru, který by se dal vyřešit e-mailem, není nic příjemného. Proto než svoláte meeting, zeptejte se sami sebe, jestli to nejde vyřešit písemně a je nutná ústní komunikace v reálném čase.
Udržet pracovní morálku je u remote týmů těžší o to víc, že se nepotkáváte osobně a určitý pocit odcizení tak není nic výjimečného. Důležitá je zejména důvěra v jednotlivé členy a také dostatečná míra empatie.
