Práce na volné noze je specifická tím, že nepracujete jen pro jednoho klienta, ale navazujete stále nové – dlouhodobé i jednorázové – spolupráce. Udržet si spokojené klienty je nákladově efektivnější než získávat stále nové zákazníky. I tomu onboarding pomůže.
Abyste si nového klienta udrželi, je dobré ho nejprve seznámit s tím, co pro něj můžete udělat a také poznat jeho projekt co nejpodrobněji. U větších firem je naprosto běžné, že nového zaměstnance nejprve integrují do chodu společnosti. Proč by tomu mělo být u freelancerů jinak? I na volné noze se vám vyplatí připravit onboardingový check list, díky kterému si snadněji předáte informace a vyjasníte očekávání. A navíc budete působit profesionálněji, než kdybyste vše řešili chaoticky za pochodu.
Co si pod onboardingem klienta představit
Zahájení nové spolupráce znamená víc než jen podpis smlouvy (kterou ovšem doporučujeme nepodcenit – přečtěte si proto také Jaké smlouvy potřebujete a co musí obsahovat). I když řadu informací, jako je rozsah práce, odměna a termíny, vyřešíte právě ve smlouvě, čeká vás ještě spousta komunikace, kde potřebujete od klienta získat potřebné informace a přístupy, klient od vás pak zase co nejpřesnější informace k tomu, co můžete poskytnout.
Jak proces onboardingu usnadnit?
Už jste absolvovali úvodní schůzku nebo hovor a máte hrubou představu, jak asi bude spolupráce pokračovat. Jenže hrubá představa pro spolupráci s minimem zádrhelů nestačí. Jak si tedy vše co nejlépe vyjasnit?
Vyžádejte si veškeré zdroje a podklady
Ať už nabízíte služby z oblasti grafiky, copywritingu nebo třeba programování, bude potřeba o novém klientovi a jeho projektu zjistit co možná nejvíce informací. Od toho, jaký problém potřebuje vyřešit, až po to, co si představují jako ideální výstup.
Abyste klienta nezahlcovali řadou telefonátů pokaždé, když zjistíte, že něco nevíte, vytvořte si na základě předchozích zkušeností dotazník, ve kterém se zeptáte na věci, které jsou pro práci na projektu nezbytné. Ideálně nenechte klienta hádat, co má odpovědět, ale na příkladech mu ukažte, co po něm chcete.
Například jako copywriter byste od klienta měli zjistit jeho hlavní konkurenty a proč je jeho produkt/služba lepší. Proč by zákazník měl zavítat právě k němu? Jaké potřeby klient zákazníkům dokáže vyřešit? Na jaké zákazníky cílí a které naopak nechce? Jako vodítko vám poslouží Návod na kreativní brief, podle kterého je radost pracovat, který si můžete upravit podle vlastních potřeb.
TIP: Pokud nabízíte více služeb, vyplatí se vám vytvořit dotazník pro každou z nich separátně.
Vyjasněte si očekávání
Výsledky některých profesí jdou měřit poměrně přesně, jinde je to podstatně horší. Také jsou služby, u kterých jsou výsledky viditelné okamžitě, u jiných je to běh na dlouhou trať. Ideálně proto s klientem proberte, co od vás očekává a dejte mu realistickou zpětnou vazbu. Vždy bude lepší, když bude mít nižší očekávání a bude příjemně překvapený než naopak.
TIP: Očekávání také můžete zahrnout do úvodního dotazníku, abyste věděli, s čím můžete v další komunikaci počítat.
Požádejte o přístupy
Zjistěte, s jakými nástroji klient pracuje, a vyžádejte si ke všem relevantním přístupy. Může jít o přístupy do plánovacích nástrojů jako je Asana, ke službám jako je Google Analytics a podobně.
Vyjasněte si komunikaci
Může vás klient zastihnout na telefonu, nebo preferujete komunikaci přes e-mail? Domluvte se, na jakých kanálech budete k zastižení a také v jakých hodinách. Samozřejmě nemusíte nutně volit jen buď anebo, ale například si stanovit, že akutní věci budete řešit telefonicky, ostatní záležitosti stačí e-mailem, na který budete odpovídat nejpozději do druhé dne.
Ze zkušenosti se vyplatí definovat, co taková akutní situace obnáší, někteří klienti hůře chápou, že pro jejich projekt nedýcháte například v neděli večer.
TIP: Pokud vás telefonování ruší, domluvte se, že telefonní rozhovory přijímáte pouze po předchozí dohodě a vysvětlete, že se díky tomu můžete lépe soustředit na práci a přinášet lepší výsledky.
Poproste o propojení s ostatními členy týmu
Spolupracuje na projektu více freelancerů? Požádejte klienta, aby vás propojil, abyste mohli efektivně komunikovat a spolupráce nikde nevázla.
Jakmile máte všechno domluvené, může začít samotná spolupráce. Samozřejmě se může stát, že v průběhu budete muset trochu improvizovat, což se může například projevit navýšením počtu původně domluvených hodin. Vždy nezapomeňte jakékoli změny potvrdit také písemně, ať to máte černé na bílém a předejdete případným nedorozuměním.
