Pracujete na více projektech současně a máte pocit, že vám úkoly přerůstají přes hlavu? Mnoho freelancerů čelí výzvě, jak zvládat práci na několika různých projektech zároveň a u toho si udržet vysokou kvalitu výstupu i duševní pohodu. Proto přinášíme tipy, se kterými se naučíte efektivnější organizaci času.
Naučte se poznat priority
Když máte rozpracovaných víc úkolů pro různé klienty, je snadné se v nich ztratit. Tady přichází na řadu prioritizace. Udělejte si seznam a zeptejte se sami sebe: Co je nejdůležitější a co nejvíc posune projekt nebo moji práci kupředu?
Na pomoc si můžete přizvat třeba Eisenhowerovu matici. Ta rozděluje úkoly do čtyř kvadrantů podle naléhavosti a důležitosti na to, co musíte udělat hned (důležité a naléhavé), věci, které jsou důležité, ale můžete je naplánovat na později, úkoly, které sice spěchají, ale nejsou klíčové (ty ideálně delegujte), a nakonec věci, které vás jen zdržují – těch se nebojte zbavit úplně.
Rozdělte si práci do menších bloků
Paralyzuje vás množství práce natolik, že nevíte, kde vlastně začít? Tento jev je poměrně obvyklý – naše mysl reaguje na nastalý chaos úzkostí a nechutí cokoli produktivního dělat. Nejefektivnější v takovém případě je práci rozdělit na menší, zvládnutelné, části. Rozkouskované projekty vás už nezahltí a bude snazší se odpíchnout. Začít je vždycky to nejtěžší, tak proč si to trochu neusnadnit.
Určitě si jednotlivé tasky nezapomeňte zapsat. Ať už do papírového diáře, nebo do nástrojů určených pro organizaci práce, jako je například Trello nebo Asana.
TIP: Každý fungujeme trochu jinak. Proto sami zkoušejte, jestli vám vyhovuje věnovat jeden celý den pouze jednomu klientovi a další pak jinému, nebo jste produktivnější, když každý den uděláte kousek od každého projektu.
Nastavte si realistické deadliny
Jak často se vám stává, že odhadnete časovou náročnost úkolu špatně, a nakonec ho dokončujete na poslední chvíli? Realistické termíny jsou zásadní k tomu, aby vaše práce byla kvalitní a co nejméně stresující. Pokud tedy nepatříte k freelancerům, pro které je zvuk svištících deadlinů vysoce motivující, určitě se vyplatí jejich odhadu věnovat trochu času.
Při odhadování časové náročnosti vždy raději přidejte určitou rezervu. Takže pokud si například myslíte, že vám úkol zabere dvě hodiny, přidejte ještě 30 % navíc. Nečekané situace se mohou objevit kdykoli, a s rezervou se s nimi snáze vyrovnáte. A při hodinovém ohodnocení se nebudete muset s klientem zbytečně handrkovat o odměnu.
TIP: Deadliny jsou natolik ožehavé téma, že si zasloužily na blogu vlastní článek. Mrkněte proto, jak deadliny realisticky odhadnout a jak je dodržet.
Vyhraďte si časové úseky na hlubokou práci
Při práci na více projektech je těžší se pořádně ponořit do práce, protože vám mohou myšlenky těkat od jednoho úkolu k druhému. Případně vám do toho cinkne mail a soustředění je pryč.
Vyhraďte si proto každý den čas na hlubokou práci, během které se plně ponoříte do náročných úkolů. Ideální jsou bloky v délce 60 až 90 minut, kdy se nenecháte ničím rušit. Vypněte notifikace, dejte si telefon na tichý režim a pokud jste například v coworkingovém centru nebo v kavárně (případně sdílíte home office s dalšími členy rodiny) nasaďte si noise cancelling sluchátka, tedy sluchátka s aktivním potlačením hluku. Když vás něco vyruší, trvá totiž až 20 minut, než se vrátíte do plného soustředění.
Po každém bloku si dejte krátkou pauzu na odpočinek – protáhněte se (vaše záda vám poděkují), projděte se nebo si jen dopřejte chvilku klidu, kdy se na nic nemusíte soustředit. Takto nastavený rytmus vám pomůže zvládnout práci efektivněji, aniž byste se na konci dne cítili jako vyždímaný hadr.
TIP: Pokud musíte být pro klienty dostupní, vymezte si časové okno, kdy budete reagovat na e-maily nebo hovory. A také o tom nezapomeňte informovat své klienty.
Vyhněte se perfekcionismu
Perfekcionismus je jedním z největších nepřátel efektivního time managementu. Mít vysoké standardy je samozřejmě skvělé, ale ruku na srdce – jak často se zaseknete na nepodstatném detailu, který vidíte jen vy? Cílem je naučit se rozlišovat mezi tím, co musí být opravdu perfektní, a tím, co stačí udělat dobře.
Uvědomte si, že váš čas je omezený zdroj. Pokud budete trávit hodiny a hodiny pilováním drobností, které nikdo neocení, okrádáte se o čas, který byste mohli věnovat důležitějším úkolům. Když se u něčeho takového přistihnete, zeptejte se sami sebe, jestlitato změna ovlivní výsledky projektu nebo jeho hodnotu pro klienta. Pokud ne, netrapte se tím.
Nechte technologie, aby sloužily vám, ne naopak
Technologie jsou skvělými pomocníky pro řízení projektů a efektivitu. Akorát nezapomínejte, že méně je někdy více. Nepotřebujete každou apku slibující lepší time management. Příliš mnoho nástrojů a aplikací může naopak vést k přetížení a neefektivnosti.
Omezte používání aplikací jen na ty, které vám přinášejí největší užitek. Když zjistíte, že nějaký nástroj nepoužíváte pravidelně, nebojte se ho odinstalovat. Jednou za čas se vyplatí udělat „digitální detox“ a nepoužívané aplikace bez milosti promazat.
I ty nejlepší aplikace však mohou být rušivé, pokud vás neustále bombardují notifikacemi. Přizpůsobte si proto nastavení tak, aby vás nevyrušovaly. Vypněte si zbytečná upozornění, ať se můžete soustředit na hlubokou práci.
Naučte se říkat „ne“
Jedna slabika, která vás dokáže ušetřit hromady stresu, přesto je tak těžké ji někdy vyslovit. Jako freelancer můžete mít tendenci kývnout na každý projekt, který se vám naskytne, abyste si zajistili příjem nebo se zavděčili klientům. Jenže pokud toho na sebe navalíte moc, kvalita vaší práce utrpí a odměnou vám bude akorát vyčerpání.
Je v pořádku odmítnout nabídku, která vám nesedí, nebo která by narušila vaši rovnováhu mezi prací a osobním životem. Odmítejte s respektem, ale jasně – a mějte na paměti, že chránit svůj čas a energii je naprosto v pořádku.
Potřebujete tuto dovednost ještě trochu potrénovat? Podívejte se na článek Umění stanovit si hranice: Naučte se říkat NE, kde se dozvíte, proč je odmítání tak těžké, a jak se s tím efektivně popasovat.
Dopřejte si prostor na sebereflexi
Co vám v nastaveném pracovním rytmu funguje a co by šlo zlepšit? Každý týden si vyhraďte 15 až 30 minut, kdy se zastavíte, projdete si uplynulé dny a zhodnotíte, jak jste na tom. Zeptejte se sami sebe: Co se mi tento týden povedlo? Jaké úkoly mi šly od ruky a proč? Kde jsem se naopak zasekl a co mě vyrušovalo? Tímto způsobem si uvědomíte své silné stránky a lépe pochopíte, co vás brzdí.
Sebereflexe není o kritizování sebe sama, ale o hledání příležitostí k růstu. Možná zjistíte, že určité návyky, které jste považovali za produktivní, ve skutečnosti nefungují tak, jak jste si mysleli. Nebo si uvědomíte, že vám chybí dostatek odpočinku a že přestávky mezi úkoly jsou klíčem k vyšší efektivitě.
Time management tak není vlastnost, se kterou se rodíte, je to dovednost, kterou se každý freelancer musí během své kariéry naučit. Nemusíte okamžitě překopat celý pracovní režim, abyste byli efektivní. Začněte změny zapojovat postupně a oťukejte si, co vám funguje, a co vám naopak vůbec nepomáhá. Jen tak změny budou efektivní a udržitelné.
